Administration assistant

AVOCATS SANS FRONTIERES RECHERCHE UN/UNE/X

ASSISTANT.E ADMNISITRATION
?

Lieu Bruxelles, Belgique ?
Entrée en fonction Dès que possible ?
Contrat CIP ?
Clôture des candidatures 12 mai 2024

Avocats Sans Frontières : justice pour un monde équitable

Avocats Sans Frontières (ASF) est une organisation non
gouvernementale internationale créée en Belgique en 1992.
ASF soutient l’accès à la justice, la réalisation des droits
humains et la lutte contre les injustices dans les pays où les
droits humains sont menacés. ASF a des bureaux en
République Démocratique du Congo, en Ouganda, en
Tunisie, au Maroc, et en République centrafricaine et prévoit
d’ouvrir deux nouveaux bureaux en 2022. La coordination
générale se fait à partir du bureau de Bruxelles.

Plus d’infos sur WWW.ASF.BE.

Ses principales responsabilités sont

Comptabilité

Participe au processus mensuel de la comptabilité (encodages) du bureau belge :
o Est responsable de l’impression régulière et du travail de scan des extraits de

banque des différents comptes bancaires de l’association ;
o Est responsable du processus de traitement des factures, notes de crédit et des

notes de frais (Réception, vérification, dispatching pour approbations, encodage
comptable, mise en paiement, classement physique, scanning électronique) ;

o Assiste au suivi comptable des comptes fournisseurs du bureau de Bruxelles.

Gestion des archives papier des bureaux pays et du bureau de Bruxelles
Appui lors de la préparation d’audits financiers de projet à Bruxelles
Scanning des pièces de comptabilité du bureau de Bruxelles et est responsable de la

bonne gestion des classeurs comptables

Administration & Logistique

Assure l’accueil des visiteurs et des appels entrants
Effectue la recherche de nouveaux fournisseurs logistiques et assure la communication

avec les prestataires confirmés

Vérifie la conformité de la procédure d’achat pour les achats de biens et services réalisés
au bureau de Bruxelles

Assure la tenue de l’inventaire du bureau belge
Assure la maintenance des biens et de l’espace de travail du bureau belge
Gère les fournitures de bureau ainsi que le copieur et les téléphones
Gestion des voyages (rédaction des ordres de mission, vols, lettres invitations,

réservations hôtels…)
Aide à l’organisation logistique des évènements ASF à Bruxelles (réservations hôtels,

transports aéroports et autres)

Envois DHL et courriers divers
Légalisation des documents organisationnels

Support RH

Appui au recrutement (réalisation de longlisting, shortlisting, entretiens de motivation…)
Préparation des documents de début de contrat et fin de contrat
Classement et archivage des dossiers du personnel
Préparation des plannings des briefings et débriefings du staff BXL et Expats

Profil recherché
Justifie des études d’Assistant.e de direction ou de Secrétariat
Fait preuve de très bonnes capacités d’analyse, d’organisation et de recherche
Apprécie le travail en équipe
A une maîtrise parfaite du français et de bonnes connaissances de l’anglais
Maîtrise la suite Microsoft office
Est à l’aise avec les outils numériques
A de l’expérience en comptabilité en partie double
A de l’expérience en logistique
S’adapte facilement et apprécie de prendre des responsabilités
A un intérêt d’apprentissage du processus de recrutement
Justifie d’un intérêt en faveur des droits humains et de l’accès à la justice

Nous offrons

Un contrat de stage en immersion professionnelle (CIP) rémunéré à hauteur de
977,50€/mois

Remboursement des frais de transport
Un poste disposant d’un espace d’initiative important au sein d’une organisation

dynamique à dimension multiculturelle

Pour postuler
Merci d’envoyer vos CV, lettre de motivation et disponibilités à job@asf.be, en précisant
«Assistant.e AFL» en objet, avant le 12 mai 2024.

ASF se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de dépôt des candidatures.

ASF ne répondra qu’aux personnes dont la candidature a été retenue.

En application de notre politique de protection des données, les candidatures seront effacées
une fois le processus de recrutement clôturé.