Un·e assistant·e administratif·ve

offre demploi 2024/053

Le Département des Infrastructures – Service Exploitation du campus du Solbosch recrute :

Un·e assistant·e administratif·ve

Pour un CDI contractuel à temps plein

Contexte :
Au sein du département des infrastructures, le service exploitation a pour mission, entre autres, la maintenance, l’entretien et la rénovation des équipements techniques des bâtiments de l’Université. Ce service est composé d’une cinquantaine de personnes réparties dans une dizaine d’ateliers techniques (électricité, chauffage, ventilation, plomberie, menuiserie, mécanique, etc.).

Chaque jour, nous œuvrons à soutenir les étudiant·es en formation à l’ULB, les scientifiques et académiques dans leur recherche de pointe, tout en veillant à la durabilité de nos actions & installations et au bien-être des utilisateurs qui sont d’une grande diversité. Nous relevons de nombreux défis, dans une ambiance chaleureuse et portés par les valeurs de l’ULB.

Le service exploitation du campus du Solbosch recherche un·e assistant·e administratif·ve à temps plein ou à temps partiel (discutable) pour venir enrichir et renforcer son équipe.

Missions essentielles :
1. Achats et suivi budgétaire :
Assurer le suivi administratif de tous les achats du service, des devis jusqu’aux factures, en suivant les règlementations de marché public et en veillant aux intérêts de l’université.
Tout achat nécessite en amont une mise en concurrence suivant la législation des marchés publics. En collaboration avec les responsables techniques, préparer les demandes d’offres de prix, rédiger les rapports d’analyse des offres et encoder les suivis dans le logiciel de marché public.
Encoder les commandes dans SAP en y associant les justificatifs nécessaires.
Etablir les feuilles de route pour le Délégué du Gouvernement.
Assurer le suivi des commandes : vérifier et valider les factures, contrôler les prix, les prestations, indexations. Assurer le suivi administratif des litiges et contentieux avec le support des experts du département : PV de carences, envoi de recommandés, etc.
Tenir et suivre l’échéancier des commandes récurrentes.
Suivre en continu l’évolution des engagements et dépenses comptables dans SAP, demander les corrections éventuelles au département financier.
En soutien au responsable du service, tenir des tableaux de suivi budgétaire.

2. Accueil :
Pour un service de terrain sur un campus dynamique, l’accueil en présentiel et bienveillant est essentiel.
Accueillir les fournisseurs, les prestataires externes, les visiteurs. Veiller à la convivialité.
Assurer le relais entre les services facultaires et les ateliers du service technique. Participer au suivi des demandes d’interventions techniques.
Communiquer, assurer une fonction de facilitateur, avec les utilisateurs, les autres services et les fournisseurs externes.

3. Support administratif :
Offrir un support administratif au service et au département, en étant aussi force d’initiatives et de propositions d’améliorations.
Accompagner les ateliers dans les démarches administratives internes : fournir les documents adéquats, informer sur les procédures en vigueur, etc.
Assister aux réunions régulières et rédiger les synthèses.
Rédiger ou mettre en page les courriers sortants, réceptionner et distribuer les courriers entrants.
Tenir à jour les dossiers électroniques du service et en organiser un classement méthodique.
Tenir à jour la comptabilité des heures à récupérer et des horaires des équipes.
Réalisation de différents plannings, notamment des gardes techniques.
Classement & archivage.

Profil :
Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif ou d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif et reconnu par la FWB.
Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : ( http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486 )

Connaissance et compétences générales :
Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, powerpoint)
Excellente maîtrise du français.
De l’expérience en comptabilité est un atout.
La maitrise de l’anglais et/ou du néerlandais est un atout.

Qualités requises :
Sens de l’organisation et rigueur
Bon sens relationnel et esprit d’équipe
Autonomie
Attitude orientée-solution

Nous offrons :
Un cadre de travail agréable et convivial au sein dune institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité daffiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

Type contrat : CDI contractuel

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch
Date de parution : 03/05/2024

Date limite de réception : 30/05/2024
[Référence 2024/053]