Un·e assistant·e adminsitratif·ve

offre demploi 2024/051CR

La Faculté de Droit et Criminologie - Service Administration recrute :

Un·e assistant·e adminsitratif·ve

Pour un contrat de remplacement à temps plein

Contexte :
La Faculté de Droit et Criminologie comprend principalement un secteur étudiants (environ 4500 étudiant·es en 2023-2024) et 8 centres de recherche. Pour fonctionner, elle s’appuie sur son personnel administratif (25 personnes), ainsi que sur l’expertise d’environ 150 professeur·es et 300 assistant·es – dont la majorité sont à temps partiel et poursuivent une activité professionnelle en dehors de l’université.

La Faculté propose un bachelier en droit à Bruxelles et à Mons, un master en droit décliné en 3 finalités (civil et pénal, économique et social, public et international), un master en criminologie ainsi que 6 masters de spécialisation.

L’agent·e travaillera au sein du secteur étudiant du secrétariat, sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de l’administration facultaire et sous la responsabilité opérationnelle de l’adjointe à l’enseignement.

Missions essentielles :
1. Gestion administrative des étudiant·es du Master en droit (90%) :

Le/La secrétaire du master est la personne référente pour les étudiant·es du Master en droit. Il/elle sera amené·e à assurer les tâches suivantes :

Accueil et contacts divers (physique, lors de permanences, par mail ou par téléphone) avec les futur·es étudiant·es et les étudiant·es inscrit·es pour tout renseignement sur les études et les parcours étudiants

Constitution des programmes annuels des étudiant·es (PAE) et suivi de toutes les procédures qui y sont liées (ex : choix d’option, allègements, valorisations de crédits…)

Rôle d’interface entre les étudiant·es, les professeur·es et l’administration centrale ou facultaire

Préparation des délibérations, sous la supervision du/de la président·e du jury et de la direction de l’administration

Veiller à la bonne application des différents règlements et procédures

Participation aux réunions de coordination du secrétariat étudiant organisées 1 à 2 fois par mois

2. Horaires de travaux pratiques du Master en droit (10%) :
Confection des horaires de travaux pratiques, réservation des locaux et répartition des étudiant·es dans les groupes

L’engagement se fera entre la fin du mois de juillet et la mi-août 2024, en fonction des disponibilités du/de la candidat·e.

Profil :
Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou d’un CESS avec une expérience de minimum 3 ans dans la fonction.

Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales :
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Excellente maîtrise du français et de l’orthographe

Qualités requises :
Autonomie dans le travail, proactivité et sens des responsabilités

Capacité à gérer efficacement son temps, à organiser son travail et à identifier les priorités et les échéances

Bonne gestion du stress

Rigueur administrative

Sens du service

Ecoute, calme, persévérance

Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs (académiques, chercheurs, étudiants, administratifs etc.)

Nous offrons :
Un cadre de travail agréable et convivial au sein dune institution avec des valeurs sociétales fortes

Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire

Une formation permanente

Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)

Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)

Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité daffiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

Type contrat : Contrat de remplacement

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch
Date de parution : 26/04/2024

Date limite de réception : 29/05/2024
[Référence 2024/051CR]