Un·e assistant·e administratif·ve

offre demploi 2024/064

La Faculté de Droit et Criminologie – Service administration de la Faculté de Droit et de Criminologie recrute :

Un·e a ssistant·e administratif·ve en charge des doctorats et de la recherche

Pour un CDI contractuel à temps plein

Contexte :
La Faculté de Droit et Criminologie comprend principalement un secteur étudiants (environ 4500 étudiants en 202-2023) et 8 centres de recherche. Pour fonctionner, elle s’appuie sur son personnel administratif (25 personnes), ainsi que sur l’expertise d’environ 150 professeurs et 300 assistants – dont la majorité sont à temps partiel et poursuivent une activité professionnelle en dehors de l’université.

L’agent·e travaillera sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle de la Directrice de l’administration facultaire et sera en charge de la gestion administrative des doctorats et de la recherche.

Missions essentielles :
Mission 1 : Gestion administrative des doctorats (50 %)

L’agent·e sera chargé·e de coordonner les parcours des doctorant·es de la Faculté sur le plan administratif, en étroite collaboration avec les président·es des commissions doctorales en sciences juridiques et en criminologie. Cette mission implique principalement les tâches suivantes :
Informer les candidat·es doctorant·es sur les démarches à entreprendre en vue de leur admission en thèse
Suivre les doctorant·es dans les démarches administratives liées à leur thèse (inscription, réinscription, accumulation de crédits, épreuve intermédiaire, dépôt de thèse, préparation de la défense de thèse, édition des diplômes, etc.)
Gérer les conventions de co-tutelles de thèses
Fournir un appui administratif solide aux président·es des commissions doctorales pour leur permettre d’analyser les dossiers
Veiller à la bonne application des règlements et des procédures
Organiser les événements en lien avec le doctorat (matinée annuelle de présentation des recherches doctorales, petit-déjeuner d’accueil des doctorant·es, etc.)
Mettre en place des outils de suivi et de communication pour fluidifier les processus
Jouer un rôle d’interface entre les doctorant·es et les enseignant·es de la Faculté impliqués dans l’encadrement des thèses d’un côté, et les différents services de l’administration facultaire ou centrale de l’autre

Mission 2 : Soutien administratif de la recherche en Faculté (50%)

Cette mission comporte trois volets principaux :
1° Administration de la commission de la recherche

Préparation des réunions de la commission (entre 2 et 4 réunions par an en règle générale), sous la supervision du/de la président·e de la commission de la recherche
Envoi des ordres du jour, participation aux réunions, rédaction de procès-verbaux et suivis
Gestion administrative des prix récompensant des thèses : publicité des prix, organisation de la réunion du jury, participation à la réunion et suivis

2° Suivi des publications de la Faculté

L’agent·e sera chargé·e de la gestion administrative et technique de la revue en ligne « e-legal » ( e-legal (ulb.be) ), et du suivi administratif de la collection « Droit et criminologie » au sein des Editions de l’Université. Dans ce cadre, il ou elle aura pour tâche :
Organisation des réunions des comités éditoriaux, participation aux réunions et suivis
Pour la revue e-legal, notamment : réception des articles, suivi pour évaluation, encodage dans l’interface web de la revue en ligne
Pour la collection, notamment : envoi des appels à publication, réception et suivi des projets, en collaboration avec les Editions de l’Université

3° Développement de projets divers liés à la recherche

Les missions et les tâches sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins. La fonction autorise jusqu’à 2 jours de télétravail régulier par semaine, après une période de formation de 3 mois.

Profil :
Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif avec une expérience utile à la fonction de minimum 2 ans, ou d’un CESS avec une expérience utile à la fonction de minimum 5 ans et reconnu par la FWB.
Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : ( http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486 )

Connaissance et compétences générales :
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Excellente maîtrise du français et de l’orthographe
Bonne connaissance de l’anglais est requise (niveau B2 minimum)

Connaissance et compétences spécifiques :
La connaissance de l’université est un atout.
Un intérêt pour la recherche scientifique en sciences humaines et sociales constitue également un atout.

Qualités requises :
Apprentissage rapide
Bonne gestion du temps et des priorités
Bonne gestion du stress
Rigueur administrative
Autonomie dans le travail
Sens du service
Proactivité
Ecoute, calme, persévérance

Nous offrons :
Un cadre de travail agréable et convivial au sein dune institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité daffiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

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Type contrat : CDI contractuel

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch
Date de parution : 27/05/2024

Date limite de réception : 23/06/2024
[Référence 2024/064]